Hacer una factura como autónomo correctamente no es solo una cuestión de formato: una factura incompleta o con errores puede ser rechazada por tu cliente, no ser válida para deducir IVA, o generar problemas con Hacienda en una inspección. Aquí tienes todos los campos obligatorios, los errores más frecuentes y cómo aplicar correctamente el IVA y el IRPF según tu situación.
Qué debe contener una factura obligatoriamente
El Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012) establece los datos que debe incluir toda factura emitida por un autónomo. Son los siguientes:
Número de factura y serie: las facturas deben numerarse de forma correlativa dentro de cada serie. No puedes saltarte números ni emitir dos facturas con el mismo número. Si empiezas el año con una serie nueva, lo habitual es resetear la numeración desde el 1 (por ejemplo, 2026-001, 2026-002…).
Fecha de expedición: el día en que emites la factura. No la puedes antedatar ni postdatar de forma sistemática.
Fecha de operación: si es diferente a la fecha de expedición (por ejemplo, prestaste el servicio en diciembre pero facturas en enero), debes indicar ambas fechas.
Datos del emisor (tú): nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección completa.
Datos del destinatario (tu cliente): nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección completa. Si facturas a un particular que no te da sus datos fiscales, puedes emitir una factura simplificada (ticket), pero nunca para clientes empresariales.
Descripción de los servicios o productos: debe ser suficientemente detallada para identificar qué estás cobrando. No vale poner solo «servicios profesionales» — especifica qué servicio, en qué periodo o con qué alcance.
Base imponible: el importe de tus honorarios o productos sin IVA.
Tipo de IVA aplicado y cuota: el porcentaje de IVA (21%, 10% o 4% según el tipo de operación) y el importe resultante.
Importe total: la suma de base imponible más cuota de IVA.
Retención de IRPF (si aplica): si eres profesional y facturas a empresas o autónomos, debes indicar el porcentaje de retención (15% general o 7% los primeros tres años) y el importe retenido, que se resta del total a cobrar.
Estructura de una factura con IVA y retención: ejemplo práctico
Este es el aspecto que debería tener una factura estándar de un autónomo profesional:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Descripción del servicio (base imponible) | 1.000,00 € |
| IVA (21%) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15%) | – 150,00 € |
| Total a cobrar | 1.060,00 € |
El cliente te paga 1.060 €, ingresa 150 € a Hacienda en tu nombre (la retención), y Hacienda lo registra como IRPF ya pagado a tu cuenta.
Cuándo no se aplica IVA
Hay situaciones en las que la factura no lleva IVA:
- Actividades exentas de IVA: servicios médicos y sanitarios, enseñanza reglada, seguros. Si tu actividad está en esta categoría, no repercutes IVA y no presentas el Modelo 303.
- Operaciones intracomunitarias: si facturas a empresas de otros países de la UE con NIF comunitario válido, se aplica la inversión del sujeto pasivo y la factura sale sin IVA, con la mención «Operación sujeta y exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo».
- Exportaciones fuera de la UE: exentas de IVA con la mención correspondiente.
Cuándo no se aplica retención de IRPF
No aplicas retención cuando:
- Tu cliente es un particular (persona física sin actividad económica).
- Tu actividad es empresarial (Sección 1ª del IAE), no profesional.
- Facturas a clientes extranjeros no residentes en España.
- Más del 70% de tus ingresos del año anterior llevaban retención (en ese caso estás exento del Modelo 130, pero sigues poniendo retención en las facturas a empresas).
Factura simplificada vs. factura completa
La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) solo es válida en determinados casos: ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de viajeros y otras actividades tasadas reglamentariamente. No puedes emitir factura simplificada a empresas o autónomos que quieran deducir el IVA: ellos necesitan siempre la factura completa con todos sus datos.
Factura rectificativa: cuándo y cómo emitirla
Si cometes un error en una factura ya emitida, no puedes simplemente borrarla o modificarla: debes emitir una factura rectificativa que haga referencia a la factura original, indique los datos correctos y lleve su propia numeración dentro de la serie de rectificativas (por ejemplo, R-2026-001).
Los motivos más habituales para emitir una rectificativa son: error en el NIF o datos del cliente, importe equivocado, tipo de IVA incorrecto, devolución parcial o total del servicio.
El plazo para emitir una factura
En general, la factura debe emitirse en el momento de realizarse la operación o, si el destinatario es un empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente al que se realizó la operación. Si el servicio se prestó en diciembre, tienes hasta el 16 de enero para facturarlo.
Errores más comunes al hacer una factura
- Olvidar el NIF del cliente: una factura sin NIF del destinatario empresarial no es válida para que tu cliente deduzca el IVA.
- Poner solo «servicios profesionales» en la descripción: demasiado vago para ser aceptado en una inspección.
- No incluir la retención de IRPF cuando corresponde: tu cliente puede ser sancionado por no retener, y tú pagarás más en el Modelo 130.
- Numerar las facturas de forma no correlativa: saltar un número o repetirlo es un error que Hacienda puede interpretar como ocultación de facturación.
- No conservar copia de todas las facturas emitidas: la obligación de conservación es de 4 años.
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